Betalingen & Facturering

Sportschool facturatie software die zichzelf int

SEPA-incasso, Stripe-kaart, contant en PEPPOL e-facturatie in één grootboek. Mislukte betalingen worden opnieuw geprobeerd volgens jouw schema, betalingsherinneringen draaien zonder dat jij eraan denkt, en elke geïnde euro verschijnt in het dashboard op het moment dat hij op de rekening binnenkomt. Gebouwd voor Belgische, Franse en Nederlandse sportscholen op een maandelijkse, kwartaal- of jaarcyclus.

3Betaalproviders
SlimRetry Logica
IngebouwdSEPA

Maandagochtend zou niet met een bouncelijst moeten beginnen

Als je de facturatie zelf draait, ziet je week er waarschijnlijk zo uit:

  • Elke maandag exporteer je de mislukte SEPA-incasso's en geweigerde kaarten uit twee verschillende dashboards en bel je ze één voor één na
  • Een lid van wie de kaart drie weken geleden is verlopen komt de balie binnen en hoort het van je receptionist, voor in de rij
  • Je boekhouder vraagt een PEPPOL-factuur voor een bedrijfsklant en je huidige tool exporteert alleen PDF's, dus je kopieert regels naar het overheidsportaal
  • Het dashboard zegt dat je deze maand 48.200 EUR hebt geïnd, het bankafschrift zegt 47.915, en niemand kan het gat van 285 EUR uitleggen zonder een uur afpunten

Shredeo sluit alle vier de kringen. SEPA, kaart, contant en PEPPOL boeken op hetzelfde grootboek. Retries en herinneringen draaien op een schema. Verlopen kaarten leiden tot een mailtje naar het lid, niet tot een gesprek aan de balie. De bankafstemming loopt continu, niet op de laatste dag van de maand.

S

Stripe

Kaarten & wallets

SE

SEPA

Automatische incasso

SU

SumUp

Ter plaatse

Recente TransactiesLaatste 24 uur
SK

Sarah K.

Monthly

€49.99paid
MJ

Marc J.

Quarterly

€89.99paid
LV

Laura V.

Drop-in

€12.00pending
TP

Thomas P.

Monthly

€49.99paid
ED

Emma D.

Monthly

€29.99failed

Belangrijkste Voordelen

SEPA, kaart, contant, PEPPOL in één grootboek

SEPA-incasso voor maandabonnementen, Stripe-kaart voor losse lessen en daypasses, handmatige invoer voor leden die nog contant of per overschrijving betalen, en PEPPOL e-facturen voor je B2B-contracten. Eén afgestemd overzicht, niet vier tabbladen om te vergelijken.

Mislukte betalingen herstellen zichzelf

Als een SEPA-incasso terugkomt of een kaart verloopt, doorloopt Shredeo een slimme retry-reeks, stuurt de herinneringsmail in de taal van het lid en werkt zijn status automatisch bij. Jij bekijkt een korte wekelijkse lijst in plaats van elke maandagochtend een bouncelijst.

Pauzeren, pro rata, terugbetalen in één scherm

Een lid bevriest zes weken voor een operatie. Een ander stapt midden in de cyclus over naar een lagere formule. Een derde vraagt terugbetaling voor een gemiste les. Elk geval kost twee klikken, pro rata tot op de dag, getimed en voorzien van een reden. Geen rekenwerk in spreadsheets, geen ongemakkelijk heen-en-weer.

Hoe het Werkt

1

Koppel Stripe, SEPA en PEPPOL

Verbind je Stripe-account, upload je SEPA-crediteur-ID en activeer PEPPOL via ons Belgische gecertificeerde access point. De setup duurt minder dan een uur met ons onboardingteam, zonder ontwikkelaar en zonder extra software.

2

Modelleer je formules één keer

Bouw maandelijkse, kwartaal- en jaarformules met proefperiodes, gezinskorting, bedrijfstarieven en pauzeregels. Importeer je ledenbestand vanuit Mindbody, BSport, Virtuagym of een CSV. SEPA-mandaten worden automatisch opnieuw geautoriseerd wanneer de wet dat vereist.

3

Laat het draaien, keur de uitzonderingen goed

Incasso's lopen op schema, facturen worden geproduceerd als PDF en PEPPOL UBL, bonnen komen aan in de taal van het lid. Jij krijgt een dagelijks afstemmingsoverzicht en een korte lijst uitzonderingen die een menselijke beslissing vragen. Al het andere regelt zichzelf.

Betaalworkflows per type club

Terugkerende bootcamp abonnementenVerkoop pakketten, abonnementen en challenges zonder aanwezigheid of verlengingen kwijt te raken.Sportschool facturatieKoppel abonnementen, facturen, SEPA, Stripe, toegang en boekhoudexports.Vechtsport membership billingBeheer niveaus, familie-abonnementen, lestoegang en opvolging van openstaande betalingen.Beurtenkaarten en abonnementenVerkoop workshops, beurtenkaarten en abonnementen voor dans- en pole dance studio’s.Pay 'n Plan alternatiefVergelijk recurring billing met een bredere operationele sportschoolstack.

Vragen die sportschoolhouders ons stellen over facturatie

SEPA of kaart voor terugkerende abonnementen. Wat moet ik kiezen?+
Voor Belgische, Franse en Nederlandse leden op een maandabonnement is SEPA-incasso bijna altijd de juiste standaardkeuze. De kosten zijn vast en laag (doorgaans 0,25 tot 0,35 EUR per incasso tegenover 1,4 procent plus 0,25 EUR op Stripe-kaart in de EU), het foutpercentage blijft laag als het mandaat correct wordt opgehaald, en je verliest geen lid omdat een kaart is verlopen. Stripe-kaart reserveren we voor losse lessen, daypasses, verkoop van materiaal en leden buiten het SEPA-gebied. Shredeo laat je beide aanbieden op dezelfde formule, het lid kiest bij de inschrijving, en je stemt alles af op hetzelfde grootboek.
Wat gebeurt er als een betaling mislukt?+
Voor SEPA wachten we 48 uur (bankafwikkeling kan traag zijn) en proberen we dan eenmaal opnieuw. Als dat ook mislukt, krijgt het lid een mail in zijn taal met uitleg welke incasso is geweigerd en het verzoek om het mandaat te controleren of het IBAN bij te werken. Na een tweede mislukking pauzeert de retry en verhuist de rekening naar een korte lijst 'menselijke actie nodig' die je wekelijks bekijkt. Voor Stripe-kaarten gebruiken we de Smart Retries van Stripe (die het statistisch beste moment kiezen op basis van de kaartuitgever en de weigeringsreden) en vallen daarna terug op dezelfde herinneringsreeks. De hele flow is configureerbaar: je past de wachttijden, de tekst van de mails en het aantal pogingen voor menselijke tussenkomst zelf aan.
Ondersteunen jullie PEPPOL e-facturatie voor België?+
Ja. België heeft gestructureerde elektronische facturatie verplicht gemaakt voor B2B-transacties vanaf januari 2026, via het PEPPOL-netwerk en het EN 16931-formaat (Peppol BIS Billing 3.0). Shredeo genereert een conform UBL-bestand voor elke B2B-factuur, verstuurt het via ons gecertificeerde PEPPOL access point en bewaart een leesbare PDF-kopie voor je archief. Je bedrijfsklanten ontvangen de factuur direct in hun boekhoudsoftware. Facturen aan particulieren blijven werken als gewone PDF, PEPPOL is daar niet vereist.
Wat slaan jullie eigenlijk op over de kaart van een lid, en wat blijft bij Stripe?+
Shredeo ziet nooit het ruwe kaartnummer. Als een lid zijn kaart invoert, gaat die rechtstreeks van de browser naar de servers van Stripe via Stripe Elements, en Stripe stuurt ons een token terug. We slaan de token, de laatste vier cijfers, het kaartmerk en de vervaldatum op. Daardoor blijven we buiten de zware PCI DSS-scope (SAQ A). SEPA-mandaten bewaren we met gemaskeerd IBAN op de laatste vier tekens na, plus een ondertekende mandaatreferentie. Alles wordt versleuteld opgeslagen, toegang wordt per gebruiker gelogd en de data blijft in een EU-regio. AVG-verzoeken voor inzage of wissen behandel je met één klik vanuit de ledenfiche.
Ik zit op Mindbody, BSport, Virtuagym of Liberfit. Kan ik migreren zonder onderbreking?+
Ja, en we hebben deze migratie specifiek al voor alle vier gedaan. Je exporteert de ledenlijst, actieve abonnementen en mandaatreferenties uit je huidige tool, ons team mapt de data naar het Shredeo-schema, en we doen een test-import die je vóór de overstap kunt controleren. SEPA-mandaten gaan meestal ongewijzigd mee over (het mandaat ligt tussen het lid en jou, niet tussen jou en de software). Stripe-klanten verhuizen met één handeling vanuit het Stripe-dashboard. Reken op 5 tot 10 werkdagen tussen het eerste gesprek en de overschakeling voor een sportschool op één locatie, langer voor meerdere locaties. We laten de oude tool één factuurcyclus parallel draaien zodat je kunt vergelijken.
Terugbetalingen en chargebacks. Hoe ziet de workflow eruit?+
Terugbetaling: zoek de betaling in de ledenfiche, klik op terugbetalen, kies volledig of gedeeltelijk en geef een reden op. Het geld gaat in 1 tot 5 werkdagen terug via Stripe of SEPA, de factuur krijgt automatisch een creditnota (en een PEPPOL-creditnota voor B2B), en het lid krijgt een bevestigingsmail. Chargeback op een Stripe-kaart: je krijgt een melding zodra Stripe hem signaleert, met het voorgestelde bewijsmateriaal (check-in-logs, ondertekende verklaring, algemene voorwaarden). Je uploadt je reactie in Shredeo, wij bundelen het voor Stripe en je volgt de uitkomst in hetzelfde scherm. SEPA-terugboekingen (terugvorderingen via de bank van het lid binnen 8 weken) werken op dezelfde manier, zonder de Stripe-bewijsstap.

Klaar om je sportschool te transformeren?

Sluit je aan bij honderden sportschooleigenaars die Shredeo al gebruiken om hun operaties te automatiseren.

Demo BoekenOntdek alle functies