Le logiciel de facturation qui encaisse tout seul

Pour des membres belges, français ou néerlandais en abonnement mensuel, le prélèvement SEPA est presque toujours le bon choix par défaut. Les frais sont fixes et bas (typiquement 0,25 à 0,35 EUR par prélèvement contre 1,4 % plus 0,25 EUR sur Stripe carte dans l'UE), le taux d'impayés reste faible quand le mandat est collecté correctement, et on ne perd pas un membre parce que sa carte a expiré. On réserve la carte Stripe aux séances à l'unité, aux journées d'essai, aux ventes de matériel et aux membres hors zone SEPA. Shredeo permet de proposer les deux sur la même formule, le membre choisit à l'inscription, et vous rapprochez tout sur le même livre.

Pour SEPA, on attend 48 heures (le règlement interbancaire prend du temps), puis on retente une fois. En cas de second échec, le membre reçoit un email dans sa langue expliquant quel prélèvement a été refusé et lui demandant de vérifier son mandat ou de mettre à jour son IBAN. Après le deuxième échec, la relance se met en pause et le dossier passe dans une courte liste « intervention humaine » que vous revoyez chaque semaine. Pour les cartes Stripe, on utilise les Smart Retries de Stripe (qui choisissent le meilleur moment statistique selon l'émetteur et le motif de refus), puis on bascule sur la même séquence de relance. Tout le flux est paramétrable : vous changez les délais, le texte des emails et le nombre de tentatives avant intervention humaine.

La Belgique a rendu la facturation électronique structurée obligatoire pour les transactions B2B à partir de janvier 2026, via le réseau PEPPOL et le format EN 16931 (Peppol BIS Billing 3.0). Shredeo prépare les workflows de facturation B2B avec génération UBL et suivi selon votre configuration et le provider activé. Les factures aux particuliers continuent de fonctionner en PDF classique, PEPPOL n'est pas requis dans ce cas.

Shredeo ne voit jamais le numéro de carte brut. Quand un membre saisit sa carte, elle part du navigateur directement vers les serveurs de Stripe via Stripe Elements, et Stripe nous renvoie un jeton. On stocke le jeton, les quatre derniers chiffres, la marque et la date d'expiration. Ça nous maintient hors du périmètre PCI DSS lourd (SAQ A). Les mandats SEPA sont conservés avec l'IBAN masqué sauf les quatre derniers caractères, plus une référence de mandat signée. Le tout est chiffré au repos, chaque accès est journalisé par utilisateur, et les données restent dans une région UE. Les demandes RGPD d'accès ou d'effacement se traitent en un clic depuis la fiche membre.

Oui, et nous avons déjà fait cette migration pour chacun des quatre. Vous exportez la liste des membres, les abonnements actifs et les références de mandat depuis votre outil actuel, notre équipe mappe les données vers le schéma Shredeo, et nous faisons un import à blanc que vous pouvez valider avant la bascule. Les mandats SEPA se transfèrent en général tels quels (le mandat lie le membre à vous, pas vous au logiciel). Les clients Stripe migrent en une opération depuis le tableau de bord Stripe. Comptez 5 à 10 jours ouvrés entre le premier rendez-vous et la bascule pour une salle mono-site, plus pour du multi-site. Nous laissons l'ancien outil actif en parallèle pendant un cycle de facturation pour que vous puissiez comparer.

Remboursement : on retrouve le paiement dans la fiche membre, clic sur rembourser, montant total ou partiel, motif. L'argent repart par Stripe ou SEPA en 1 à 5 jours ouvrés, la facture est automatiquement accompagnée d'un avoir (et d'un avoir PEPPOL pour le B2B), et le membre reçoit un email de confirmation. Rétrofacturation sur carte Stripe : vous êtes alerté dès que Stripe la signale, avec les pièces justificatives suggérées (journaux de check-in, décharge signée, conditions générales). Vous téléversez votre réponse dans Shredeo, nous la transmettons à Stripe et vous suivez le résultat depuis le même écran. Les contestations SEPA (demandes de remboursement auprès de la banque du membre dans les 8 semaines) suivent le même principe, sans l'étape des preuves Stripe.